Exemple de plan de communication d`un projet

Bien qu`un projet ne démarre pas sans un plan de projet en place, le plan de communication du projet n`est pas aussi facilement discuté, mais il devrait l`être. Dans cette section suivante, un tableau informel répertoriant les intervenants du projet, leurs rôles à leur entreprise et la fréquence, le format et le canal de communication sont répertoriés. L`appel conférence Skype est un exemple de communication synchrone. Maintenant, vous êtes prêt pour le plan de communication, qui commence par un calendrier. Des références plus récentes le désignent comme temps universel coordonné (UTC) au lieu de GMT. Lorsque vous avez rassemblé toutes vos données, il est temps de mettre votre plan en pratique en définissant vos objectifs – que voulez-vous atteindre avec vos messages de communication, quels sont vos objectifs? Sans cette information vitale, le plan de communication manquera de force et de direction. Il existe cinq processus qui composent la gestion des communications de projet, selon le guide PMBOK ®. Le plan de communication documente les types de besoins d`information que les parties prenantes ont, quand les informations doivent être distribuées, et comment les informations seront livrées. L`examen de votre plan de communication sera un projet en cours – Évaluez chaque communication que vous envoyez et identifiez ses forces et ses faiblesses. Vous et votre équipe de projet seront maintenant chargés avec des informations pertinentes sur lesquelles vous pouvez construire un plan réussi.

Natalie dirige le PM réactions blog et jouit de fiction dystopienne, le yoga, et de boire trop de café. Quoi d`autre? Les outils de gestion de projet tels que MeisterTask vous permettent de configurer de telles automatisations (appelées actions de section) pour informer les parties prenantes par e-mail, Slack et d`autres outils de communication. La tenue d`entrevues avec les intervenants vous aidera également à comprendre les différentes attentes de chaque intervenant envers votre projet et vos communications. Selon l`Institut de gestion de projet, les organismes de haute performance qui ont terminé 80% des projets étaient deux fois plus susceptibles d`avoir des plans de communication en place que leurs homologues peu performants. Après cela, vous pouvez indiquer la fréquence dans laquelle ils doivent être communiqués. Votre projet produira beaucoup d`informations; vous ne voulez pas submerg vos parties prenantes avec tout cela. La technologie des communications a un impact majeur sur la façon dont vous gardez les gens dans la boucle. Réfléchissez également à ces questions dans le contexte de votre équipe. Enfin, vous souhaitez décrire les événements dans votre planning de communication en détail pour aider les membres de l`équipe à effectuer ces événements à temps. Malheureusement, nous avons frappé quelques bosses le long du chemin.

Les communications aux parties intéressées peuvent consister soit de bonnes nouvelles, soit de mauvaises nouvelles. Toronto est cinq fuseaux horaires à l`ouest de la zone de référence, de sorte que l`heure est donnée comme UTC – 5 (ou GMT – 5). Plus vous en saurez sur votre auditoire, plus vous pourrez adapter votre message et votre contenu à leurs besoins. Quelle que soit la façon dont votre plan peut être officialisé, cette section vous permet de vraiment décomposer et de réfléchir à la façon dont vous communiquiez avec vos parties intéressées et comment faire en sorte que la communication est cohérente, significative et réussie. En fait, votre plan de communication peut et doit inclure une variété de méthodes de communication.